4.通过博览会收集厂家资料,评审专家们在对投标文件的有关问题澄清过程中

一、采用综合评价法,专家对招标的项目进行打分,虽然对各大项内的权重做了一些框定,但由于专家评委个人的背景不同、看法不同,某一评为对该项打优,满分时,另一评委很可能只给打良,中间分。所以,人为成分相当大,从总体讲,欠公正。既然发现其欠公正,为什么还延用呢?主要因为到目前为止,还未找到更合适的办法来取代,所以赋予专家评委这种权力,这就要求评委要学习贯彻国家有关政策法规,站在公平、公正的立场进行评审、打分,为业主使用单位评出价廉物美的产品,或选出某施工项目的承包单位。

一.收集信息、询价

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定“对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容,评标委员会可以书面形式(应当由评标委员会专家签字)要求投标人作出必要的澄清、说明或者纠正。

二、采用最低评标价法
采用该办法,它规定的每一步骤、程序比较严谨、科学,在国内外得到了验证,再前一步审查不能通过时,则不能进入第二步,同样,第二步审查不能通过时,则不能进入第三步。这就要求专家评委及招标代理的工作人员,严格按照有关规定,把基本功做扎实,每一项目的填写都要真实可靠,这样,排除的因素就很清楚,有充分的依据。

1.通过电子商务查询相关产品信息

可见问题澄清不但是评标工作中承上启下的重要程序,而且澄清的质量如何直接影响比较与评价阶段的工作,笔者发现在投标文件的评审实务中,由于受多种主、客观因素的影响,问题澄清过程中存在一些不恰当、不规范的做法。

最低投标报价不等于最低评标价,不要强调××报价最低,专家评委可以从报价最低的这一家投标人做详细的评审,找出其报价是否完整,有无漏项,功能是否达到招标文件要求,材质是否达标,只有经过逐项的审查,才能得出正确的结论。

2.通过当地批发市场有利资源

1、出于护短心理,或因担心惹事生非,一些评委面对供应商投标文件中出现的差错采取忽略的做法,不加纠正和澄清;也有一些专家在澄清过程中因不得法而留下后遗症。
部分评审专家在评审时直奔主题,根本不考虑问题澄清程序,对供应商投标文件中应予澄清的内容视而不见,或虽进行了澄清程序,但还是带着问题评审。归纳起来看,评审专家们在对投标文件的有关问题澄清过程中,主要在以下问题。

当然偶尔也会发生这种情况,当评委公正评出××为最低评标价时,而使用单位讲过去没用过,不了解,所以,关键的评判依据是招标文件指标,当时指标怎么定的,就是唯一的依据。

3.通过朋友同行的介绍

从时间方面看,按照规定,问题澄清工作应在资格性审查和符合性审查结束后,实质性地比较评审前进行,但在实际工作中,评审专家们在澄清问题时“超前”的有之,“滞后”的有之,更有甚者,有的评审专家在评标工作中边澄清边评审,致使评标工作无序而乱套,严重影响了评标结果的公正性和评标工作效率、质量。

4.通过博览会收集厂家资料

从具体程序看,正常情况下,问题澄清的程序应是先由评审专家提出需要投标人说明解释的问题,然后由投标人针对这些问题进行澄清、说明或者补正,笔者发现在有些项目的评审过程中,开标结束后,还未待评审专家发问,投标人即主动要求将投标文件中缺省的、含糊的问题坦白交待。

总结:

从澄清的主体看,提问人应是评审专家,答复人应是投标人,有时问题澄清的主体也会易位,提问方常由采购代理机构的经办人员或公证人员充当,而答复方往往并非投标人或是授权人,投标人的陪同人员、随行人员也会在答复书上“签名画押”。

经过多家供应商的报价信息,进行比较,至少要货比三家

从澄清的内容看,“不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容”是投标人作出澄清时首先必须坚持的原则,但相当一部分投标人在对有关问题进行澄清时并不很守规矩,或超范围答复或改变实质性内容,故意搅乱专家们的评标思路,而这些自认为“聪明”的做法无异于画蛇添足。

二.选择供应商、采样通过交谈和实地考察

从澄清的形式看,无论是要求澄清还是作出澄清均需采用书面形式,有些投标人和评审专家怕麻烦,图省事,多采用简单的口头询问、答复,且无记录无录音,政府采购监督管理部门在例行检查中经常会遇到查无对证的问题。

根据自己公司的规模和采购量,挑选实力相当的供应商,假如本来自己的公司规模和需求量就不怎么样,而盲目的挑选实力雄厚,大规模的供应商,人家大规模供应商都懒得理你,而且规模大的供应商价格方面还不一定有优势,因为羊毛出在羊身上。

从澄清的保密性看,在问题澄清过程中常常会涉及投标供应商的商业秘密,这些商业秘密一般是不能为他人所知,评审专家在澄清时须加以保护,有的评审专家在澄清时会采用集体澄清办法,即在同一时间同一场所内召集全体投标人对有关问题进行澄清,将有关问题公布于众。

你可以先在一些服装网络平台上探探底,就比如说好订单网吧,上面的工厂展示更加突出制造能力与档期安排,方便你缩小找厂范围,还可以同时向多家工厂进行询价,进行报价对比。你可以通过好订单网找到合适的工厂。

从澄清的严谨性看,个别评委借澄清之机而暗助某一“关系户”,帮助“关系户”“弥补”投标文件的缺陷,投标人会心知肚明地抢抓机遇对此实质性内容进行修改。

选择供应商要注意的几点:

2、进入评审环节后,面对供应商投标文件中的差错,正确履行问题澄清程序,不但保障了出错供应商的正当权益,让供应商感受到法律的人文关怀,而且更为重要的是提高了评审质量,促进政府采购市场主体间的公平有序竞争。

1.了解供应商主要是看:规模,注册资金,员工人数,年营业额,售后服务;

首先,问题澄清作为政府采购评审的一个法定程序,是绝对不容许随意省略的,也绝不能马虎从事,评委必须认识到问题澄清的重要性。

2.最好选择离公司比较近的供应商厂家。

只有把投标文件中的存在问题澄清了,才能进入下一个评审程序,包括评审专家、采购人代表在内的任何一个评委都要善用慎用手中的评审权,既对投标供应商负责,也对自己负责,带着问题搞评审是极端不负责任的行为,评委们应保持清醒头脑和良好的敬业精神。

三.寄样,确样

其次,问题澄清只能在法定范围内进行,任何超范围澄清,尤其是改变投标文件实质性内容的澄清本身就是一种违法违规行为,问题澄清只限于对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容,而不能超出投标文件的范围,更不可改变投标文件的实质性内容。

1.把收集好的产品资料E-mail给客户

再次,问题澄清只有规范程序才能取得实效。评审专家在对投标文件的有关问题澄清时,须按规范程序操作,澄得明白,毫不含糊,清得彻底,不留尾巴。

2.当客户看到产品资料选种某种产品后,跟厂家索样再寄样给客户

要把握时间,问题澄清应在初审工作结束后、比较评价工作开始前进行,既不能超前,也不能滞后,更不能边评审边澄清。问题澄清的提问人应是评审专家,答复人应是投标人或其授权代表,有问则必答,无问则不答,投标人主动坦白的做法是极为不明智的。

3.等待客户确认样品是否满意,然后传达采购清单

评审专家和投标人是法律规定的问题澄清过程中的当事人,若无授权,他人代劳不得,尤为重要的是招标采购机构在招标活动中一定要摆正位置,不要掺和、扰乱正常的评标秩序。
问题澄清无论是发问,还是答复,均应采用书面形式,提问书应由评审专家签字,答复书应由投标人或其授权代表签字。

四.下单,确认交货期,跟单

最后,问题澄清要严防评委出轨,评标委员会主任和现场监督人员要对问题澄清的全过程严格把关,不可纵容个别评审专家借机袒护某一或某些投标人,对故意违规操作的专家要毫不留情地检举揭发,果断制止,情形恶劣的应当场换人。

1.当采购部收到客户采购清单后,吩咐下达采购任务

同时要注意保密,问题澄清过程中要充分尊重供应商的合法权益,注意保护投标供应商的商业秘密,既要把模糊的问题澄清,也不可将事关供应商生存发展的秘密公之于众。

2.根据确认的样品和客户的要求下单给供应商,跟供应商下单一定要注意:一定要把客人的订货要求跟厂家说清楚(如:包装,条码,唛头等),强调要跟样品一样。

3.在下单之前,必须先谈好货款事项,谈好了再下单

4.开单的时候要注意写好每箱较准确的体积规格,毛重,材料(根据客户清关的要求)

5.下完单,就要开始确认交货的事情,必须知道交货时间,以便公司安排收货时间

6.在做货期间,必须经常跟供应商沟通,抽空到工厂跟踪做货情况

7.必须算好货物体积,算下能装多少箱货/集装箱(20GP.40GP.40HQ),算下总货物体积需要几个集装箱(根据体积选择不同大小的)。

五.订舱,订集装箱

1.在交货期间,必须安排好运输问题,如—-指国际海运,国内的就不用,一般供应商都会直接把货送到指定的仓库

六.收货.验货

1.收货的时候,最好在前1或2天先跟各供应商通知一下哪天什么时间收货,以免厂家因业务繁忙而忘记交货时间。

2.关于验货一定要仔细,拿着原先的样品跟送来的货物相对比,看有没有质量问题,因为大货不可能一件件查看,所以可以采取抽件检查,尽量多检查几件货。如果客户对质量的要求很高,那么就应该一件件检查。避免出现不必要的事情发生

3.还有在验货的过程中,一定要查看产品有没有根据客户的要求来做

4.查看有没有贴条码,唛头等等

5.登记合格产品的入库资料,详细些,签单验收

七.装柜,报关出口

1.第一件事就是记下集装箱号

2.装柜的过程中一定要注意,什么东西能放底下,什么东西不能压,例如:陶瓷.玻璃都是易碎品不能放在底下,容易压坏,必须放在上面,不能挤压…..

3.计算集装箱的装货数量,单件毛重数据一定要准确,因为报关要用到很重要

4.报关一定要注意问清楚什么东西不能报,如:木制品需要熏蒸,塑料类的需要检验有无毒证明等等,必须报容易出口的产品,否则被海关查到有不能出口的产品,后果严重

八.计算库存

库存=入库数据—出库数据=入库数据—装货数量

九.客户汇款,邮寄提单

1.把出货资料发给客户,客户确认没问题,要求客户汇款,当我们收到款项后,必须把提单等提货的资料给客户。

十,按事先谈好的付款时间到财务部申请付款

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